copy materi pengadaan bahan pustaka kelompok 1

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.   Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan-bahan pustaka adalah mengusahakan bahan-bahan pustaka yang belum dimiliki perpustakaan sekolah, dan menambah bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki perpustakaan sekolah tetapi jumlahnya masih terbilang sedikit atau kurang. Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan koleksi non cetak seperti kaset, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM dan lain-lain.

Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ahli antara lain :

1. Menurut Sutarno (2006: 174) “Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”.

2. Menurut pendapat Sumantri, (2002: 29) Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual.

3.  Menurut Darmono, (2001: 57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka.

4. Menurut Sulistyo-Basuki (2001:27) pengadan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu kepada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk menggembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokemun yang diperukan untuk memenuhi kebutuhan informasi   serta mencapai sasaran  unit informasi.

Pemahaman jenis-jenis bahan pustaka perlu sekali bagi seorang pustakawan, sebab dapat dijadikan dasar untuk menentukan bahan-bahan pustaka yang harus diusahakan.

Bahan-bahan pustaka ada bermacam-macam, hal ini bergantung dari mana kita meninjaunya. Jenis bahan pustaka bisa ditinjau dari bentuk fisiknya dan dari isinya.

1. Ditinjau dari bentuk fisiknya, bahan-bahan pustaka bisa dibagi kedalam dua kelompok sebagai berikut :

1) Bahan-bahan pustaka berupa buku-buku, seperti buku tentang psikologi, buku Bahasa Indonesia, buku-buku tentang ilmu pengetahuan sosial, buku-buku tentang agama, buku-buku tentang ilmu pengetahuan alam.

2) Bahan-bahan pustaka bukan berupa buku, seperti surat kabar, majalah, peta, globe, piringan hitam.

Bahan-bahan pustaka yang bukan berupa buku ini dapat dibagi lagi menjedi dua kelompok yaitu :

1) Bahan-bahan tertulis, seperti surat kabar, majalah, brosur, laporan, karangan-karangan, klipping.

2) Bahan-bahan berupa alat pengajaran, seperti piringan hitam, radio, tape recorder, filmslide projektor, fil, strip projrktor.

2.  Ditinjau dari isinya, bahan-bahan pustaka dapat dibagi kke dalam dua kelompok sebagai berikut :

1)   Bahan-bahan pustaka yang isinya fiksi, atau disebut buku-buku fiksi, seperti buku cerita anak-anak, cerpen, novel

2)   Bahan-bahan pustaka yang isinya non fiksi, atau disebut buku-buku non fiksi, seperti buku referensi, kamus, biografi, ensiklopedi, majalah dan surat kabar

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Perpustakaan Nasional RI (2002:6) menyatakan bahwa program pengembangan koleksi bertujuan:

1.    M enetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.

2.    Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.

3.    Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan.

4.     Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.                                                        

5.    Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan pelayanan setiap unit perpustakaan

6.    Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

Bahan-bahan pustaka yang perlu di usahakan secara bertahap oleh guru pustakawan khusus untuk perpustakaan-perpustakaan sekolah di Indonesia dapat dirinci sebagai berikut :

1.    Buku-buku referensi seperti kamus, ensiklopedi, biografi dan almanak

2.    Buku-buku ilmu pengetahuan

3.    Buku cerita

4.    Surat Kabar

5.    Majalah

6.    Klipping

7.    Alat Peraga

8.    Audio visual aids

2.2.  Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka

Secara umum perencanaan berarti suatu proses berpikir menentukan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa mendatang dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Sedangan perencanaan pengadaan bahan-bahan pustaka adalah suatu proses berpikir menentukan usaha-usaha yang akan dilakukan pada masa mendatang untuk memperoleh bahan-bahan pustaka dalam rangka terselenggaranya perpustakaan sekolah dengan sebaik-baiknya.

Dalam perencanaan pengadaan barang-barang pustaka, ada beberapa langkah yang harus ditempuh oleh guru pustakawan, langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :

1.    Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki

Untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka ini guru pustakawan bisa berpedoman kepada buku-buku yang memuat daftar bahan pustaka. Buku tersebut dapat diperoleh salah satunya dari penerbit-penerbit buku, dalam katalog buku (daftar buku) terdapat bermacam-macam judul buku. Ciri-ciri setiap judul dijelaskan secara terinci, seperti pengarangnya, penerbitnya, kota terbitnya, tahun terbitnya, jumlah halaman, ukuran buku, harganya, bahakan uraian singkat isi bukunya. Hal ini mempermudah guru pustakawan apabila sewaktu-waktu akan memesan buku-buku tertentu kepenerbit.

Cara lain yang dapat ditempuh oleh guru pustakawan untuk memperoleh daftar buku atau katalog buku adalah menghubungi lembaga-lembaga tertentu yang memang sering keli mengeluarkan atau menerbitkan buku-buku. Di Indonesia ada banyak lembaga yang menerbitkan buku-buku, antara lain Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), Biro Pusat Statistik, LP3ES, UNESCO.

2.    Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang dimiliki.

Untuk menginventarisasi bahan-bahan pustaka ini guru pustakawan bisa berpedoman kepada buku induk perpustakaan sekolah. Apabila perpustakaan sekolah tersebut belum memiliki buku induk maka guru pustakawan harus menginventarisasi semua bahan-bahan pustaka, dan tentu akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu sedini mungkin semua bahan-bahan pustaka harus dimasukkan ke dalam buku induk. Selain itu kiranya akan lebih baik apabila penginventarisasiannya digolong-golongkan menurut subyek atau jenisnya sehingga dapat diketahui bahan-bahan pustaka subyek atau jenis mana yang terasa sangat dibutuhkan oleh perpustakaan sekolah.

3.    Analisis kebutuhan bahan-bahan pustaka.

Berdasarkan inventarisasi di atas guru pustakawan sudah bisa menginventarisasi bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan. Bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan itu yang dimaksud adalah bahan-bahan yang seharusnya dimiliki atau tersedia di perpustakaan, tetapi bahan-bahan pustaka tersebut belum dimiliki oleh di perpustakaan sekolah. Cara yang dapat ditempuh untuk menganalisis bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan adalah membandingkan antara inventarisasi bahan pustaka yang harus dimiliki dengan hasil inventarisasi bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki (langkah 1) dengan hasil inventarisasi bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki (langkah 2)

4.    Menetapkan Prioritas

Apabila hasil analisis kebutuhan bahan-bahan pustaka menunjukkan bahwa bahan-bahan pustaka yang dibutuhkan sangat banyak, sementara dana yang ada tidak cukup, maka perlu dibuatkan prioritas dari seluruh bahan pustaka yang dibutuhkan, sehingga dapat ditetapkan bahan-bahan pustaka yang mana yang harus segera diusahakan.

Ada beberapa hal yang perlu dijadikan dasar pertimbangan dalam menetapkan prioritas, antara lain:

1)   Kurikulum sekolah

2)   Bakat dan minat murid-murid

3)   Pengetahuan, kecakapan, dan keterampilan murid-murid

4)   Tingkat usia murid-murid

5)   Sumber-sumber pengadaan bahan pustaka

6)   Keadaan ruang dan peralatan perpustakaan sekolah yang tersedia

7)   Anggaran yang tersedia untuk pengadaan bahan-bahan pustaka.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan baik tidaknya suatu buku adalah :

1)   Isi atau ruang lingkup isinya

2)   Sistematika penyajian

3)   Kemampuan pengarang

4)   Penerbitnya

5)   Kelengkapan di dalam buku, misalnya indek, ilustrasi, lampiran

6)   Kualitas sampul dan kertasnya

7)   Edisi atau tahun terbitannya

5.    Menentukan cara pengadaan bahan-bahan pustaka

Langkah terakhir dalam perencanaan pengadaan bahan-bahan pustaka adalah menentukan cara pengadaannya. Jadi setelah menentukan buku-buku mana yang harus segera diusahakan, maka ditentukan cara pengadaannya, mungkin dengan cara membeli , hadiah, menyewa dan sebagainya.

2.3.  Cara Pengadaan Bahan Pustaka

Ada beberapa metode atau cara untuk memperoleh bahan pustaka antara lain, sebagai berikut :

1.    Pembelian

Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup, mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan.

Untuk meringankan biaya pembelian, kita bisa melakukan pembelian di bursa buku-buku bekas atau menelusuri pameran-pameran buku karena pameran buku biasanya memberikan diskon besar-besaran, kesempatan seperti ini harus dimanfaatkan sebaik-baiknya bagi pengelola perpustakaan.

Menurut (Depag: 2003:17) menyatakan bahwa bila perpustakaan menginginkan koleksi tetap segar maka perlu kiranya ada penambahan jumlah jilid setiap tahun tidak bolek kurang dari 5% dari jumlah jilid seluruh koleksi perpustakaan.

Untuk itu cara pengadaan dengan pembelian merupakan suatu alternatif bagi perpustakaan untuk menambah koleksi perpustakaan, pembelian bisa dilakukan dengan cara :

1)   Membeli ke penerbit

Melakukan pembelian dengan datang atau bekerjasama langsung dengan penerbit memang sangat menguntungkan, karena perpustakaan benar-benar mendapatkan buku dengan harga murah dari penerbit

2)   Membeli di toko buku

Menurut (Yulia : 1994:44) menyatakan adapun kemudahan yang diperoleh dengann cara pembelian ke toko buku adalah bahwa kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan biaya, waktu dan tenaga.

3)   Memesan

Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau penyalur, atau juga bisa langsung kepada penerbit.

4)   Agen Buku

Pembelian dengan bekerjasama dengan agen buku yang disebut pula dengan jobber atau vendor, jobber dan vendor ini adalah perantar antara penerbit dan pembeli yang biasanya untuk pembelian ke luar negeri dan ini banyak dilakukan oleh perpustakaan karena dengan bekerjasama dengan vendor semua kebutuhan akan koleksi sangat mudah didapat

Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) menyatakan langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1)   Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan.

2)   Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui  katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.

3)   Memeriksa atau menolak usulan

4)   Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.

5)   Mengirim daftar pesanan

6)   Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.

7)   Membayar pesanan atau langganan

8)   Menyusun laporan penelitian pelangganan

Dalam melakukan pembelian atau pemesanan melalui pos yaitu guru pustakawan mengirimkan surat kepada toko buku atau penerbit untuk membeli atau memesan buku-buku. Keterangan-keterangan mengenai buku-buku yang harus di jelaskan di dalam surat pesanan antara lain sebaga berikut :

1)   Judul buku, lengkap dengan sub judulnya (apabila ada)

2)   Nama lengkap pengarang atau penyusun atau penerjemah (apabila terjemahan)

3)   Edisi terbitan

4)   Penerbit dan tempat terbitannya

5)   Tahun terbitan

6)   Harga buku setiap eksemplarnya

7)   Keterangan-keterangan lain apabila dianggap perlu seperti jumlah halaman, ukuran buku dan sebagainya

Apabila judul buku yang dipesan bermacam-macam menggunakan cara tersebut di atas kurang tepat sebab kartu pesanan yang akan dikirimkan akan banyak pula. Tetapi sebaliknya menggunakan cara lain berupa dibuatkan nota pesanan buku. Nota pesanan buku ini bisa memuat beberapa judul buku.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut :

1)   Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.

2)   Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.

3)   Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan pengga ntian

4)   Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim

5)   Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan

6)   Membuat berita acara penerimaan.

2.    Hadiah

Menurut (FKBA: 2001:35) Ada dua perolehan hadiah yaitu hadiah atas usulan dan hadiah tanpa diminta, hadiah yang diminta sudah melalui proses seleksi sehingga diharapkan sesuai dengan kebutuhan , sedangkan hadiah tanpa diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima sehingga perlu diseleksi lebih jauh untuk dijadikan koleksi perpustakaan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 55) bahan pustaka melalui hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut :

1)   Hadiah secara langsung

Prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu :

a.    Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.

b.    Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.

c.    Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang diperlukan.

2)   Hadiah atas permintaan

Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:

a.    Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.

b.    Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima

c.    Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya

d.   Mengirimkan kembali surat pengantarnya

e.    Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.

3.    Tukar-menukar

Tukar-menukar buku adalah salah satu hubungan kerjasama anata perpustakaan di masing-masing sekolah. Buku-buku yang di tukarkan harus diseleksi sebaik-baiknya sehingga kegiatan tukar menukar buku-buku perpustakaan sekolah tidak sia-sia.

Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, sehingga dapat dilakukan  tukar menukar bahan pustaka dengan perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan pustaka.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 5) tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1)   Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan

2)   Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratan, misalnya biaya pengiriman dan pengembalian

3)   Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan

4)   Mencatat alamat pemesan

5)   Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesanya.

Kegiatan tukar menukar bahan pustaka diharapkan dapat berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan pustaka tersebut .

Menurut Sulistyo-Basuki (2001: 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu :

1)   Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karna alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran

2)   Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.

3)   Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.

Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 58) yaitu:

1)   Univeritas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.

2)   Pemerintah berupa undang –undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah.

3)   Organisasi ilmiah dan profesi.

4)   Perusahan-perusahan industri.

4.    Pinjaman

Pinjaman buku-buku , majalah, surat kabar dan bahan pustaka lainnya dapat diusahakan oleh guru pustakawan agar bahan-bahan pustaka semakin lama semakin bertambah. Pihak-pihak yang dapaat dipinjam adalah kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru-guru, ataupun orang tua murid. Seringkali seseorang yang memiliki buku-buku, surat kabar dan majalah, tidak bersedia meminjamkannya kepada perpustakaan sekolah, walaupun sudah dibaca. Sehingga jalan tengahnya guru pustakawan tidak memintanya, tetapi hanya meminjamnya dalam jangka waktu tertentu

5.    Titipan

Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkannya. Dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui titipan terdapat kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang menitipkan bahan pustaka. Biasanya jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan karena dapat merugikan dari segi ekonomi, misalnya jangka waktu penitipan bahan pustaka adalah 5 tahun. dan biasanya bahan pustaka titipan memerlukan tempat pelayanan khusus. Oleh sebab itu pihak perpustakaan harus berhati-hati dalam menerimanya terutama persyaratan yang diajukan oleh penitip.

Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka dengan cara titipan menurut Soeatminah (1992: 74) adalah sebagai berikut:

1)   Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok, pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.

2)   Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan, seperti:

a.    Pustaka sesuai dengan daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu...x... tahun

b.    Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.

c.    Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang sama

d.   Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.

e.    Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.

6.    Penerbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu bernaung.

Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 19) menyatakan penerbitan sendiri mencakup:

1)   Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada

a.    Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu

b.    Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.

2)   Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.

Penambahan ko leksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.

Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar bahan pustaka.

Selain cara-cara yang dijelaskan di atas, masih ada beberapa cara lain yang dapat diteempuh oleh guru pustakawan untuk memperoleh bahan-bahan pustaka, misalnya :

1.    Guru pustakawan memfotokopi

2.    Guru pustakawan mengutip

3.    Pembuatan klipping             

2.4.  Inventarisasi Bahan-Bahan Pustaka

Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.

Menurut Milburga (2000: 76) keterangan yang dicatatdalam buku inventarisasi/induk adalah:

1.    Nomor urut

2.    Tanggal masuk buku

3.    Asal buku

4.    Nama pengarang

5.    Judul buku

6.    Nama penerbit dan tahun terbit

7.    Jumlah eksemplar

8.    Harga satuan dan jumlah harga

9.    Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi

10.    Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain

11.    Keteranga mengenai keadaan buku

Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000: 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut  :

1.    Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.

2.    Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.

3.    Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka tersebut.

4.    Kolom asal buku diisi dengan keterangan:

1)   Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.

2)   Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah

3)   Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.

5.    Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang dicatat

6.    Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi

7.    Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.

8.    Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.

9.    Kolom jumlah harga diisi  jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku  yang bersangkutan.

10.    Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.

11.    Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventarisasi.

12.    Kolom nomor inve ntarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.

13.    Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.

14.    Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi

15.    Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga  seluruh buku yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.

Menurut Bafadal (2001:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:

1.    Memberi stempel pada buku

Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel  inventaris perpustakaan.

1)   Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.

2)   Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.

2.    Mendaftar bahan pustaka

Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.

Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu  pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan